Gå til indhold
voice.school

Databehandleraftale

Senest opdateret: 3. november 2026

En skole, der bruger voice.school med sine elever, er dataansvarlig for elevernes personoplysninger, og vi er databehandler. Denne aftale dækker den behandling. Den følger Datatilsynets skabelon med standardkontraktsbestemmelser efter databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 3 (version fra januar 2020), med vores valg og bilagene udfyldt.

Sådan accepterer eller underskriver I

Aftalen indgås mellem skolens juridiske enhed og Edaptio II ApS. For en folkeskole er den juridiske enhed som regel kommunen. Vælg en af to måder:

1. Underskriv den. Udskriv siden, eller gem den som PDF (øverst på siden), udfyld skolens oplysninger i bestemmelse 14.5 og 15, underskriv, og send den underskrevne kopi til privacy@edaptio.com. Vi skriver under og sender den retur.

2. Accepter på e-mail på skolens vegne. Har du bemyndigelse til at indgå aftaler for skolen, fx som skoleleder eller som ansvarlig for IT eller databeskyttelse, så send en e-mail til privacy@edaptio.com fra din e-mailadresse på skolen med:

  • skolens juridiske navn, CVR-nummer (eller EAN- eller institutionsnummer) og adresse
  • dit navn og din stilling
  • en kontaktperson for databeskyttelse med navn og e-mailadresse
  • denne sætning: "Vi accepterer databehandleraftalen for voice.school, version af 3. november 2026, på vegne af [skolens navn]."

Vi bekræfter på e-mail, normalt inden for to arbejdsdage. Aftalen træder i kraft på datoen for vores bekræftelse. Jeres e-mail, vores bekræftelse og denne version af teksten udgør tilsammen den underskrevne aftale (se bilag D).

Er du lærer og kan ikke skrive under for skolen, så send denne side til skolens ledelse eller jeres databeskyttelsesrådgiver. Bruger skolen eller kommunen sin egen databehandleraftale, så send den til os, så ser vi på den.

Standardkontraktsbestemmelser

i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger

mellem

den dataansvarlige: den skole eller anden juridisk enhed, der er angivet i bestemmelse 14.5 eller i dens accept på e-mail

og

databehandleren:
Edaptio II ApS
CVR 43660578
H.C. Andersens Boulevard 33, 4. th.
1553 København V
Danmark

der hver især er en "part" og sammen udgør "parterne"

HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.

1. Indhold

  1. Præambel
  2. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
  3. Databehandleren handler efter instruks
  4. Fortrolighed
  5. Behandlingssikkerhed
  6. Anvendelse af underdatabehandlere
  7. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
  8. Bistand til den dataansvarlige
  9. Underretning om brud på persondatasikkerheden
  10. Sletning og returnering af oplysninger
  11. Revision, herunder inspektion
  12. Parternes aftale om andre forhold
  13. Ikrafttræden og ophør
  14. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren

Bilag A: Oplysninger om behandlingen
Bilag B: Underdatabehandlere
Bilag C: Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
Bilag D: Parternes regulering af andre forhold

2. Præambel

  1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
  2. Disse Bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
  3. I forbindelse med leveringen af voice.school, en tjeneste til mundtlige og skriftlige opgaver i undervisningen, behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
  4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
  5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
  6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
  7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
  8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
  9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke er omfattet af Bestemmelserne.
  10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
  11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

  1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser. Henvisninger til "medlemsstat" i disse Bestemmelser skal forstås som en henvisning til "EØS-medlemsstater".
  2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler der må ske behandling af personoplysninger.
  3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

4. Databehandleren handler efter instruks

  1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
  2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

5. Fortrolighed

  1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
  2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6. Behandlingssikkerhed

  1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
    Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, som behandlingen udgør, og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
    a. pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
    b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
    c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
    d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
  2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder, som behandlingen udgør, og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren, som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
  3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
    Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

7. Anvendelse af underdatabehandlere

  1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2 og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
  2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
  3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
  4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
    Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
  5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
  6. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.
  7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

  1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
  2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
  3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
    a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
    b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
    c. behandle personoplysningerne i et tredjeland.
  4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
  5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

9. Bistand til den dataansvarlige

  1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
    Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
    a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
    b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
    c. indsigtsretten
    d. retten til berigtigelse
    e. retten til sletning ("retten til at blive glemt")
    f. retten til begrænsning af behandling
    g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
    h. retten til dataportabilitet
    i. retten til indsigelse
    j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering.
  2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3 bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
    a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, eller den tilsynsmyndighed, der er kompetent for den dataansvarlige, hvis det er en anden, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
    b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
    c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
    d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet eller den tilsynsmyndighed, der er kompetent for den dataansvarlige, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
  3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige, samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1 og 9.2.

10. Underretning om brud på persondatasikkerheden

  1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
  2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
  3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
    a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
    b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
    c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
  4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

11. Sletning og returnering af oplysninger

  1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige, og bekræfte over for den dataansvarlige, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
  2. Ikke relevant: Ingen regler i EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver, at databehandleren skal opbevare personoplysningerne efter ophør af tjenesterne.

12. Revision, herunder inspektion

  1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
  2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i bilag C.7 og C.8.
  3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

13. Parternes aftale om andre forhold

  1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

14. Ikrafttræden og ophør

  1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.
  2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
  3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
  4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter.
  5. Underskrift
På vegne af den dataansvarlige På vegne af databehandleren
Organisation Edaptio II ApS
Navn Andreas Piculell
Stilling Direktør
Telefonnummer
E-mail privacy@edaptio.com
Dato
Underskrift

15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren

  1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.
  2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.
Den dataansvarlige Databehandleren
Navn Andreas Piculell
Stilling Direktør
Telefonnummer
E-mail privacy@edaptio.com

Bilag A: Oplysninger om behandlingen

A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige

At levere voice.school til den dataansvarliges lærere og elever. Lærerne opretter hold og opgaver. Eleverne besvarer spørgsmålene med lydoptagelser i browseren, eller skriftligt hvor opgaven tillader det. Svarene transskriberes automatisk. Lærerne gennemgår svar, transskriptioner og integritetssignaler og giver karakterer og feedback. Brugerne får e-mails om deres konto og deres opgaver. Desuden: at drive, sikre og supportere tjenesten og at lave pseudonymiseret statistik over, hvordan tjenesten bruges.

A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)

Indsamling (optagelse i elevens browser og upload), opbevaring, strukturering, automatisk transskription (tale til tekst) med en AI-model, visning for den pågældende lærer og elev, afsendelse af e-mails, registrering af integritetshændelser, backup og sletning, herunder automatisk sletning efter reglerne i bilag C.4.

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede

Elever:

  • kontooplysninger: navn, e-mailadresse, adgangskode (kun gemt som hash), Google-konto-ID, hvis eleven logger ind med Google, foretrukket sprog, indstilling for notifikationer, og hvornår kontoen blev oprettet og sidst brugt
  • holdtilknytning: hvilke hold, og hvornår eleven kom på eller blev fjernet fra et hold
  • lydoptagelser af svar og deres længde
  • skrevne svar
  • automatiske transskriptioner af optagelserne
  • forløb: hvilke spørgsmål eleven fik, og hvornår eleven startede, svarede og afsluttede
  • karakterer, skriftlig feedback og kommentarer fra læreren
  • integritetshændelser: skift væk fra fanen eller vinduet og hvor længe, blokerede forsøg på at indsætte tekst, kopieringsforsøg, blokerede højreklik og at mikrofonen slås fra, slås til eller afbrydes, hver med tidspunkt og spørgsmål
  • tekniske oplysninger i logs: IP-adresse og oplysninger om browser og enhed

Lærere og andet personale, der bruger tjenesten for den dataansvarlige:

  • kontooplysninger som ovenfor
  • det indhold, de opretter: hold, opgaver, spørgsmål, karakterer, feedback og kommentarer

Behandlingen er ikke beregnet til at omfatte særlige kategorier af personoplysninger (databeskyttelsesforordningens artikel 9) eller oplysninger om strafbare forhold (artikel 10). Optagelser behandles ikke med henblik på at identificere nogen på stemmen. Elever kan alligevel nævne sådanne oplysninger i deres svar; den dataansvarlige er ansvarlig for at udforme opgaverne, så de ikke beder om dem, medmindre den dataansvarlige har et grundlag for det.

A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede

Elever hos den dataansvarlige, herunder børn, og lærere og andet personale hos den dataansvarlige, som bruger tjenesten.

A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed

Behandlingen varer, så længe den dataansvarlige bruger voice.school, og ophører, når oplysningerne er slettet efter Bestemmelse 11 og bilag C.4.

Bilag B: Underdatabehandlere

B.1. Godkendte underdatabehandlere

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere:

Navn Adresse Beskrivelse af behandling Lokalitet
Amazon Web Services EMEA SARL 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg Database (Amazon Aurora PostgreSQL) med alle konto- og holdoplysninger og backup af den; lagring af lydoptagelser (Amazon S3); afsendelse af e-mails (Amazon SES) Frankfurt, Tyskland (database og optagelser); Irland (e-mail)
Cloudflare, Inc. 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA Hosting og drift af hjemmesiden og API'et (Cloudflare Workers), køen til transskriptionsjob, forbindelsen til databasen (Hyperdrive gennem en tunnel beskyttet af Cloudflare Access), levering af indhold, DNS, TLS og beskyttelse mod angreb; kortlivede tekniske logs Cloudflares globale netværk; hver forespørgsel behandles i et datacenter tæt på brugeren
PostHog Inc. 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, USA Pseudonymiseret produktstatistik: hændelser uden navne, e-mailadresser, optagelser, transskriptioner eller svar EU-cloud, Frankfurt, Tyskland

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.

B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere

Databehandleren varsler ændringer på e-mail til den dataansvarliges kontaktperson (Bestemmelse 15) mindst 30 dage før, en ny underdatabehandler begynder at behandle oplysninger, og opdaterer listen over underdatabehandlere. Gør den dataansvarlige indsigelse med rimelig begrundelse, og kan parterne ikke finde en løsning, kan den dataansvarlige stoppe med at bruge tjenesten og få sine oplysninger slettet efter Bestemmelse 11.

Bilag C: Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1. Behandlingens genstand/instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

  • gemmer oplysningerne og viser dem for den dataansvarliges lærere og elever, som tjenestens funktioner kræver: En lærer ser de hold, læreren har oprettet, og elevernes besvarelser på dem; en elev ser sine egne besvarelser og, når de er returneret, karakter og feedback
  • får hver lydoptagelse transskriberet automatisk af en AI-model og gemmer transskriptionen
  • registrerer integritetshændelser, mens en elev svarer, og viser dem for læreren
  • sender e-mails om kontoen (bekræftelse af e-mail, nulstilling af adgangskode, advarsel før sletning) og notifikationer (ny opgave, returneret feedback, påmindelse 24 timer før en frist), som hver bruger kan slå fra
  • sletter oplysninger efter bilag C.4, og når brugerne sletter dem
  • laver pseudonymiseret statistik over brugen (produktstatistik) uden navne, e-mailadresser, optagelser, transskriptioner eller svarenes indhold
  • ser kun på oplysninger, når det er nødvendigt for at besvare en henvendelse fra den dataansvarliges brugere eller rette en fejl
  • logger og overvåger for at beskytte tjenesten

Databehandleren bruger ikke oplysningerne til andre formål. Databehandleren sælger dem ikke, bruger dem ikke til markedsføring eller reklame og bruger dem ikke til at træne AI-modeller.

C.2. Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet skal afspejle, at behandlingen omfatter oplysninger om børn, herunder lydoptagelser og oplysninger om deres skolearbejde og deres adfærd under opgaver (integritetssignaler). Behandlingen omfatter efter sin indretning ikke særlige kategorier af personoplysninger. Der skal derfor etableres et højt sikkerhedsniveau.

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger der skal gennemføres for at etablere det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.

Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:

Pseudonymisering og kryptering. Databasen, herunder backup, er krypteret ved lagring (AES-256, administreret af AWS). Lydoptagelser er krypteret ved lagring med S3 server-side-kryptering (AES-256) og gemmes under tilfældige ID'er, ikke under navne. Adgangskoder gemmes kun som bcrypt-hashes og refresh-tokens til login kun som hashes. Produktstatistikken er pseudonymiseret.

Vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed. Hver forespørgsel kontrolleres mod den bruger, der er logget ind: En lærer kan kun komme til sine egne hold og en elev kun til sine egne svar. Login bruger kortlivede adgangstokens (30 minutter) og roterende refresh-tokens (30 dage), som kan tilbagekaldes. Der er begrænsning på antallet af forsøg ved login, oprettelse og nulstilling af adgangskode. Login med Google kræver en bekræftet e-mailadresse og er beskyttet mod forfalskede forespørgsler. Administrativ adgang til produktionssystemerne (AWS, Cloudflare og databasen) er begrænset til navngivne personer hos databehandleren med personlige konti. Tjenesten kører på administrerede platforme med indbygget redundans (Cloudflare Workers, Amazon Aurora og Amazon S3).

Rettidig genopretning efter en hændelse. Der tages automatisk backup af databasen med mulighed for gendannelse til et bestemt tidspunkt, og den krypterede backup opbevares i 14 dage. Amazon S3 gemmer optagelserne redundant på tværs af flere datacentre.

Regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering. Automatiske tests (enheds-, integrations- og end-to-end-tests) kører ved hver ændring, og en røgtest i produktion kører efter udrulninger, der berører upload, transskription, e-mail eller sletning. Afhængigheder holdes opdateret. Databehandleren gennemgår foranstaltningerne mindst en gang om året og efter væsentlige ændringer.

Adgang til oplysningerne via internettet. Tjenesten kan kun nås via HTTPS. Databasen er ikke åben mod internettet. Tjenesten forbinder kun til den gennem Cloudflare Hyperdrive via en tunnel, der er beskyttet af Cloudflare Access. Databaseserverens firewall accepterer kun forbindelser fra nogle få navngivne servere i databehandlerens AWS-miljø og fra én navngiven IP-adresse til administration, og oplysningerne fra voice.school ligger i en separat database med egne adgangsoplysninger. Optagelser ligger i en ikke-offentlig lagerbucket og uploades og afspilles via signerede links, der udløber efter en time.

Beskyttelse af oplysninger under transmission. TLS mellem browseren og tjenesten, mellem tjenesten og databasen og til AWS og PostHog.

Beskyttelse af oplysninger under opbevaring. Se kryptering ovenfor. Databasen og optagelserne opbevares i EU-regioner, og adgangen er begrænset som beskrevet ovenfor.

Fysisk sikring af lokaliteter, hvor der behandles oplysninger. Databehandleren har ingen egne fysiske servere. Alt kører i datacentre drevet af AWS og Cloudflare, hvis fysiske sikring er omfattet af deres ISO/IEC 27001-certificeringer og SOC 2-erklæringer.

Hjemme- og fjernarbejdspladser. Databehandlerens medarbejdere arbejder hjemmefra eller på afstand. De tilgår kun produktionssystemerne med personlige konti over krypterede forbindelser. Personoplysninger opbevares ikke på lokale computere, undtagen midlertidigt når en bestemt opgave kræver det (fx en supporthenvendelse), og slettes bagefter. Computere, der bruges til arbejdet, har diskkryptering og skærmlås.

Logning. Forespørgsler og fejl logges af hostingplatformen til fejlfinding og sikkerhed og opbevares i højst 30 dage. Sletning af optagelser registreres i databasen, og ventende sletninger af filer holdes i en kø, indtil de er gennemført.

C.3. Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:

  • Selvbetjening i appen. Lærere kan se alle oplysninger om deres elever på deres egne hold og kan slette en besvarelse, en opgave eller et hold. Alle brugere kan ændre deres navn og sprog og slette deres egen konto under Indstillinger.
  • Anmodninger, som appen ikke dækker. På anmodning fra den dataansvarlige til privacy@edaptio.com hjælper databehandleren med indsigt i og kopi af en elevs oplysninger (optagelser, transskriptioner, skrevne svar, karakterer, feedback og integritetshændelser i et almindeligt format), berigtigelse, begrænsning og sletning, uden unødig forsinkelse og senest inden for 10 arbejdsdage.
  • Henvendelser fra registrerede. Henvender en registreret sig direkte til databehandleren om den dataansvarliges oplysninger, sender databehandleren henvendelsen videre til den dataansvarlige uden unødig forsinkelse og besvarer den ikke selv, medmindre den dataansvarlige beder om det.
  • Brud på persondatasikkerheden. Databehandleren underretter den dataansvarlige efter Bestemmelse 10 på e-mail til kontaktpersonen i Bestemmelse 15 og oplyser, så vidt det er muligt: hvad der er sket, og hvornår; hvilke oplysninger og omtrent hvor mange elever og lærere der er berørt; de sandsynlige konsekvenser; hvad databehandleren har gjort og foreslår at gøre; og en kontaktperson. Oplysningerne kan gives i etaper, efterhånden som de bliver kendt.
  • Konsekvensanalyse og forudgående høring. Databehandleren stiller en beskrivelse af behandlingen, dataflowet, underdatabehandlerne og sikkerhedsforanstaltningerne til rådighed, som den dataansvarlige kan bruge i sin konsekvensanalyse, og besvarer den dataansvarliges spørgsmål.
  • Så længe tjenesten er gratis at bruge, er denne bistand også gratis.

C.4. Opbevaringsperiode/sletterutine

  • Lydoptagelser slettes automatisk 12 måneder efter, at de blev optaget. En lagerregel sletter desuden enhver optagelse, der stadig ligger efter 372 dage.
  • Transskriptioner, skrevne svar, karakterer, feedback, kommentarer og integritetshændelser opbevares, indtil en lærer sletter besvarelsen, opgaven eller holdet, eller indtil den konto, de hører til, slettes.
  • Konti, som ingen har logget ind på i 24 måneder, slettes med alle deres oplysninger. Brugeren får en advarsel på e-mail 30 dage i forvejen.
  • Sletning af en lærerkonto sletter lærerens hold og alle elevernes besvarelser på dem. En elevkonto kan høre til hold på flere skoler; den slettes, når eleven sletter den, eller efter 24 måneder uden brug.
  • Udløbne login-tokens, tilmeldingsbekræftelser og links til nulstilling af adgangskode slettes dagligt. Sendte notifikationsmails slettes efter 30 dage.
  • Slettede oplysninger forsvinder fra databasens backup inden for 14 dage.
  • Ved ophør af tjenesten sletter databehandleren den dataansvarliges oplysninger inden for 30 dage og bekræfter sletningen skriftligt. Det omfatter de lærerkonti, den dataansvarlige angiver, med deres hold, opgaver, besvarelser, optagelser, transskriptioner og integritetshændelser, og de elevkonti, der derefter ikke længere hører til noget hold. Beder den dataansvarlige om det før ophøret, udleverer databehandleren først en kopi af oplysningerne i et almindeligt format.

C.5. Lokalitet for behandling

Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:

  • Amazon Web Services: region eu-central-1 (Frankfurt, Tyskland) for databasen, dens backup og lydoptagelser; region eu-west-1 (Irland) for afsendelse af e-mails
  • Cloudflare: Cloudflares globale netværk, hvor hver forespørgsel behandles i et datacenter tæt på brugeren
  • PostHog: EU-cloud, Frankfurt, Tyskland
  • Databehandleren: Danmark (fjernadgang for databehandlerens medarbejdere)

C.6. Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Den dataansvarlige instruerer databehandleren i at bruge underdatabehandlerne i bilag B, hvilket kan indebære følgende overførsler til tredjelande:

  • Cloudflare, Inc. (USA). Forespørgsler og tekniske oplysninger kan blive behandlet i datacentre uden for EU og tilgået af Cloudflare i USA til support og sikkerhed. Overførselsgrundlag: EU-US Data Privacy Framework (Kommissionens gennemførelsesafgørelse (EU) 2023/1795), som Cloudflare, Inc. er certificeret under, og ellers Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (afgørelse (EU) 2021/914) i Cloudflares databehandleraftale.
  • PostHog Inc. (USA). Statistikoplysningerne opbevares i EU. Eventuel adgang fra lande uden for EU er dækket af standardkontraktbestemmelserne i PostHogs databehandleraftale.
  • Amazon Web Services. Oplysningerne opbevares i EU-regionerne i C.5. Eventuel adgang fra lande uden for EU er dækket af EU-US Data Privacy Framework og standardkontraktbestemmelserne i AWS' databehandlertillæg.

Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.

C.7. Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren

Den dataansvarlige kan en gang om året bede databehandleren om en skriftlig redegørelse for, hvordan databehandleren overholder databeskyttelsesforordningen og disse Bestemmelser. Redegørelsen omfatter foranstaltningerne i C.2, de anvendte underdatabehandlere og eventuelle brud på persondatasikkerheden i perioden. Databehandleren sender redegørelsen inden for 30 dage og uden beregning. Så længe tjenesten er gratis at bruge, indhenter databehandleren ikke en erklæring fra en uafhængig revisor (fx en ISAE 3000-erklæring); kræver den dataansvarlige en sådan, aftaler parterne dens omfang, og den dataansvarlige betaler for den.

Baseret på redegørelsen er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne, hvorfra databehandleren foretager behandling af personoplysninger, når den dataansvarlige finder det nødvendigt, med mindst 30 dages varsel. Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte den tid, der er nødvendig for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.

C.8. Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere

Underdatabehandlerne i bilag B er store udbydere, som ikke giver den enkelte kunde mulighed for at revidere eller inspicere dem. Databehandleren fører derfor tilsyn med dem ved mindst en gang om året at gennemgå deres uafhængige revisionserklæringer og certificeringer (fx ISO/IEC 27001-certifikater og SOC 2 Type II-erklæringer) og deres databehandlervilkår. På anmodning giver databehandleren den dataansvarlige dokumentation for gennemgangen og de certificeringer, underdatabehandlerne stiller til rådighed.

Bilag D: Parternes regulering af andre forhold

  1. Accept på e-mail. Den dataansvarlige kan acceptere Bestemmelserne ved at underskrive dem (Bestemmelse 14.5) eller på e-mail som beskrevet øverst på denne side. I det sidste tilfælde gælder den dataansvarliges e-mail med accept og databehandlerens skriftlige bekræftelse tilsammen som begge parters underskrift, og Bestemmelserne træder i kraft på datoen for bekræftelsen.
  2. Versioner. Bestemmelserne gælder i den version, den dataansvarlige har accepteret. En ny version gælder først, når begge parter har accepteret den. Databehandleren opbevarer en kopi af hver version.
  3. Ulovlig instruks (Bestemmelse 4.2). Anser databehandleren en instruks for ulovlig, kan databehandleren stille den behandling, instruksen angår, i bero, indtil den dataansvarlige har bekræftet, ændret eller trukket instruksen tilbage.
  4. Forholdet til vilkårene for brug. For den dataansvarliges personoplysninger går Bestemmelserne forud for vilkårene for brug af voice.school.
  5. Omkostninger. Så længe tjenesten er gratis at bruge, er databehandlerens bistand efter Bestemmelse 9 og 10 og bilag C.3 og C.7 gratis.
  6. Erstatningsansvar. Parternes erstatningsansvar følger dansk rets almindelige regler. Det begrænser ikke de registreredes rettigheder efter databeskyttelsesforordningens artikel 82.
  7. Lovvalg og værneting. Bestemmelserne er underlagt dansk ret. Tvister afgøres ved de danske domstole med Københavns Byret som første instans.